Deine Daten. Deine Entscheidung.

Wer ist verantwortlich?

Nina Michaela Helena Sokol-Öztürk, handelnd als Heavn Studio
Weingärtner Vorstadt 9, 71332 Waiblingen
heavn.studio@outlook.de · 0151 40760872

Welche Daten nutzen wir wofür?

Für die Bearbeitung deiner Anfrage und die Planung deines Termins verarbeiten wir deine angegebenen Kontakt- und Adressdaten sowie Angaben zu Leistung, Termin und Motiv einschließlich freiwillig hochgeladener Vorlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragsabwicklung). E-Mail und Name sind für die Online-Anfrage erforderlich. Eine Rufnummer ist erforderlich, wenn du Telefonkontakt für deinen Termin auswählst.

Nur mit deiner gesonderten Einwilligung nehmen wir Name, Wohnanschrift, E-Mail und Rufnummer in die zusätzliche Kundenkartei auf, um dich bei weiteren Besuchen persönlich zu betreuen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Ausschließlich Angebote, Gutscheine und Rabatte von Heavn Studio senden wir dir per E-Mail, wenn du ausdrücklich zugestimmt hast. Wir senden keine Spamnachrichten oder irrelevante Werbung. Die Einwilligung für E-Mail-Werbung ist getrennt von der Termin-Kommunikation und der Kundenkartei. Eine Zustimmung zu Werbeanrufen wird im Buchungsformular nicht mehr angeboten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit § 7 UWG. Ohne Werbeeinwilligung gibt es keine Werbenutzung deiner Kontaktdaten.

Zahlungen für Tattoo- und Piercing-Termine

Wenn du einen persönlichen Zahlungslink nutzt, verarbeiten wir den vereinbarten Betrag, die Terminzuordnung, Zahlungsart, Transaktionsreferenzen und den bestätigten Zahlungsstatus zur Abwicklung deines Termins. Bei Auswahl von PayPal übermitteln wir Betrag, Währung und eine interne Zahlungsreferenz an PayPal. Motivbilder und die Beschreibung deines Tattoos werden dabei nicht an PayPal gesendet. Zahlungs- und Kontodaten, die du bei PayPal eingibst, verarbeitet PayPal nach seiner Datenschutzerklärung.

Bei Auswahl von Karte, Apple Pay, Google Pay oder Klarna über Stripe übermitteln wir den Zahlungsbetrag, die Währung und interne Referenzen zur Zuordnung an Stripe. Bei Klarna erfolgt die Auswahl und gegebenenfalls Prüfung des Zahlungsplans durch Klarna. Zahlungsdaten gibst du auf der Zahlungsseite des Anbieters ein. Motivbilder und Tattoo-Beschreibungen werden dabei nicht übermittelt. Weitere Informationen: Stripe-Datenschutz und Klarna-Datenschutz.

Direkte Banküberweisungen werden für neue Vorgänge nicht mehr angeboten. Bei bereits gestarteter Überweisung verarbeiten die beteiligten Banken die Zahlungsdaten. Wir gleichen den Eingang auf unserem Geschäftskonto anhand der Referenz ab und speichern eine Bestätigung. Ein persönlicher Zahlungslink gibt Zugriff auf die zugehörigen Termin- und Zahlungsangaben; teile ihn deshalb nur mit berechtigten Personen. Zahlungsnachweise werden getrennt von freiwilligen Werbeeinwilligungen für die erforderliche Vertragsabwicklung und gesetzliche Aufbewahrung verarbeitet.

Interne Einnahmenberichte per E-Mail

Die Studio-Verwaltung kann Einnahmenberichte mit Kundennamen, Zahlungsdatum, zugeordnetem Mitarbeiter, Zahlungsart sowie Brutto-, Steuer- und Nettobeträgen als PDF an das Studio-Postfach heavn.studio@outlook.de senden. Für diesen vom Studio ausgelösten Versand wird Microsoft Outlook über Microsoft Graph eingesetzt. Die Berichte dienen der internen Buchhaltung und werden nicht für Werbung verwendet. Der Versandzugang wird verschlüsselt gespeichert und kann vom Studio entfernt werden.

Interne Hinweise bei nicht wahrgenommenen Terminen

Wenn ein Termin nicht wahrgenommen wird und eine Klärung nicht möglich ist, kann das Studio einen internen Hinweis (Blacklist) anlegen. Hierfür werden die bereits angegebenen Namen, E-Mail-Adressen, Rufnummern und vorhandenen Anschriften sowie ein sachlicher Grund und das Erstellungsdatum gespeichert. Zweck ist, erneute Terminausfälle zu vermeiden und Buchungsanfragen persönlich prüfen zu können. Der Abgleich erfolgt anhand von E-Mail, Rufnummer oder Namen. Ein gleicher Name allein gilt nur als möglicher Treffer; es erfolgt keine automatische Ablehnung oder öffentliche Kennzeichnung.

Die Verarbeitung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an verlässlicher Terminplanung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), soweit keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen. Diese Hinweise werden getrennt von freiwilliger Kundenkartei und Werbung verarbeitet und nicht dafür genutzt. Nur berechtigte Studio-Verwaltung hat Zugriff. Die Erforderlichkeit wird regelmäßig geprüft; unzutreffende oder nicht mehr erforderliche Hinweise werden entfernt. Du kannst über die oben genannten Kontaktdaten Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen und aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen: Datenschutz-Grundverordnung.

Freiwillige Bewertung des Buchungs- und Bezahlvorgangs

Nach bestätigter Zahlung kannst du freiwillig 1 bis 5 Sterne und eine optionale Notiz zum Programm abgeben. Die Rückmeldung wird mit deinem Zahlungsvorgang, der Leistung, dem zuständigen Mitarbeiter und dem Zeitpunkt verknüpft und ist nur für die geschützte Studio-Verwaltung sichtbar. Sie wird nicht öffentlich veröffentlicht und beeinflusst weder deinen Termin noch deine Zahlung. Wir nutzen sie zur Verbesserung des Ablaufs auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Qualität des Angebots (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), soweit keine überwiegenden Interessen entgegenstehen. Bitte trage keine vertraulichen Gesundheits- oder Zahlungsdaten ein. Rückmeldungen werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für diesen Zweck erforderlich sind. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch kannst du über die oben genannten Kontaktdaten anfragen.

Freiwilligkeit und Nachweis

Beide Einwilligungen sind freiwillig, nicht vorausgewählt und keine Bedingung für eine Buchung. Du kannst der Kundenkartei ohne Werbung zustimmen und umgekehrt. Wir speichern, welcher Erklärung du wann bei welcher Anfrage zugestimmt hast, einschließlich Textfassung. Eine spätere Anfrage ohne angekreuzte Einwilligung verändert frühere Einwilligungen nicht; für deren Beendigung kannst du den Widerruf nutzen.

Zweckbindung und Schutz

Wir verwenden deine privaten Daten nur für die hier beschriebenen Zwecke. Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht für fremde Werbung weiter. Zugriff auf die Verwaltung erhalten nur freigeschaltete Studio-Konten mit zusätzlichem Studio-Passwort. Motive und Vorlagen sind nicht öffentlich zugänglich. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff und missbräuchliche Verwendung. Eine absolute Sicherheitsgarantie kann kein Online-System geben.

Für die technische Bereitstellung nutzt die Website Sites von OpenAI und Cloudflare mit Datenbank- und Dateispeicher. Die dabei eingesetzten technischen Dienstleister können erforderliche Daten im Rahmen der Bereitstellung verarbeiten. Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern, Verarbeitungsorten und gegebenenfalls erforderlichen Garantien bei einer Übermittlung außerhalb des EWR kannst du unter der oben genannten Kontaktadresse bei uns anfordern.

Wie lange speichern wir die Daten?

Termindaten werden so lange verarbeitet, wie dies für Anfrage, Durchführung und gegebenenfalls rechtliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten erforderlich ist. Die freiwillige Kartei und Werbenutzung enden bei Widerruf oder Wegfall des jeweiligen Zwecks. Nachweise über Einwilligungen und Widerrufe können getrennt davon aufbewahrt werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten oder zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c bzw. f DSGVO). Frühere Einwilligungsnachweise bleiben von der Änderung des Buchungsformulars unberührt. Eine Beendigung der Kartei löscht nicht automatisch erforderliche Terminunterlagen.

Rechnungen auf Kundenwunsch

Nach bestätigter Zahlung kannst du eine PDF-Rechnung per E-Mail anfordern. Wir verwenden dafür die E-Mail-Adresse deiner Buchung sowie deinen Namen, deine bestätigte Rechnungsanschrift und die zugehörigen Leistungs- und Zahlungsdaten. Der Versand erfolgt über Microsoft Outlook. Diese Nutzung dient der Vertragsabwicklung und den gesetzlichen Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Die Zustimmung zur PDF-Übermittlung ist keine Einwilligung in Werbung. Rechnungswünsche, feste Rechnungsinhalte und der Versandstatus werden zur Nachverfolgung gespeichert. Gesetzlich aufzubewahrende Rechnungen werden für die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Widerruf und deine Rechte

Du kannst Werbung allein oder alle freiwilligen Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutze dafür den persönlichen Widerrufslink in deiner Buchungsbestätigung. Alternativ reicht eine Mitteilung an heavn.studio@outlook.de oder 0151 40760872. Es entstehen keine zusätzlichen Gebühren. Der Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf und beeinträchtigt deinen Termin nicht.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, insbesondere gegen Direktwerbung. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Für die Bearbeitung eines Rechteantrags kann eine angemessene Identitätsprüfung nötig sein.